Samarinda – Kepala Divisi Administrasi Kemenkumham Kaltim, Hajrianor menilai pentingnya program digitalisasi arsip dalam mencegah terjadinya hal buruk seperti tercecer hingga lenyapnya berkas akibat kebakaran.
“Berkas yang menumpuk nanti kalau sudah melewati proses digitalisasi akan kita usulkan untuk dimusnahkan,” kata Hajrianor di Aula Kemenkumham Kaltim, Jumat (25/6/2021).
Namun demikian pemusnahan data tidak bisa sembarangan. Usulan harus terlebih dulu diajukan ke pusat sesuai ketentuan.
Lanjut dia, apabila berkas di gudang sudah menumpuk, maka perlu terobosan baru dan juga kebijakan dari pusat supaya setiap kanwil mengupayakan untuk menyimpan data arsip secara digitalisasi. Oleh karena itu program ini di terapkan supaya data ataupun berkas yang sekiranya penting tidak terdampak oleh hal yang buruk.
“Kita sudah mengimbau kepada jajaran kami baik pemasyarakatan maupun administrasi, kita kirimkan surat edaran supaya arsip vital yang sangat penting dapat disimpan secara digital,” tuturnya.
Dokumen penting, berkas-berkas dan lainnya juga harus diperhatikan. Setidaknya mulai sekarang sudah ada upaya untuk mengantisipasi. Sehingga semua berkas yang bersifat penting akan terjaga dengan aman.
Bisa dikatakan bahwa ini salah satu program yang sangat bagus, karena, sambung Hajrianor, kalau dulu arsip menumpuk, pasti bingung mau dikemanakan karena terlalu banyak berkas sampai harus memakan tempat.
Dikatakannya, kanwil untuk saat ini sudah memulai pengarsipan data penting dan sudah berjalan 50 persen. Berkas-berkas yang lainnya akan diproses secara bertahap mengikuti berkas penting yang sudah masuk ke dalam data digitalisasi.
“Yang kita upayakan dari sekarang itu terlebih dahulu mengumpulkan data-data yang sekiranya penting. Seperti SK, sertifikat tanah. Pokonya yang sifatnya penting sekali itulah yang diprioritaskan terlebih dahulu,” jelasnya.
Dia juga mengimbau seluruh jajaran dapat menggunakan metode arsip digitalisasi. Meskipun sebelumnya ada sedikit hambatan terkait peralatan yang ada tetapi tidak sedikit membuat pihaknya berhenti untuk mencari solusi. Karena berkas-berkas yang ada ini sangat penting untuk dijaga.
“Program ini akan terus berjalan, karena pastinya akan ada dokumen-dokumen baru yang muncul,” tutup Hajrianor.